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Come tagliare i tempi dei meeting

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La maggior parte dei consigli su incontri si concentra sul “come”. Ma lo sforzo per migliorare le riunioni deve iniziare con il “che cosa.” Non importa quanto efficacemente si incontrano per le cose sbagliate, sono ancora le cose sbagliate per soddisfare circa.

Mi sono seduto in centinaia di cattivi incontri: nessun gol, nessun ordine del giorno, senza preparazione, senza documenti, senza orario, senza minuti, non di elementi di azione, nessun follow-up, e così via. Noi tutti odiamo questi incontri. Tutti noi vogliamo migliorare la loro. Ecco perché i messaggi influenzatori ‘su gestione delle riunioni sono alcuni dei più popolari.

Ma essi non affrontano quello che considero il problema principale: la maggior parte ora della riunione è sprecato perché la gente mirare al bersaglio sbagliato.

In questo post, vorrei suggerire un modo per ridurre i tempi di incontro. Non dall’assemblea delle stesse cose più veloci, ma incontrando circa meno cose. Questa raccomandazione è ridotto tempo di riunione del 90% in uno dei miei clienti.

Questo non vuol dire che si può fare il lavoro nel 10% delle volte. Bisogna prestare notevole sforzo fuori incontro per risolvere i problemi, ma lavorare in modo più efficiente, godendo di uno stato d’animo più felice, e raggiungere risultati migliori.

Qual è il segreto?

L’unico obiettivo per un incontro è “di decidere e commettere.” Nessun altro obiettivo è la pena d’incontro.

Non ci sono incontri per “discutere”.
Nessun incontri di “aggiornare”.
Non ci sono incontri di “rivedere”.
Non ci sono incontri per “informare”.
Non ci sono incontri di “rapporto”.
Non ci sono incontri di “presente”.
Non ci sono incontri per “controllare”.
Nessun incontri di “dialogo”.
Non ci sono incontri per “valutare”.
Non ci sono incontri per “collegare”.
Non ci sono incontri per “pensare”.
Non ci sono incontri per “considerare”.
Non ci sono incontri per “educare”.
Nessun incontri a tutt’altro che “decidono e commettono.”

Naturalmente, al fine di decidere e commettere è necessario condividere le informazioni, monitorare i progressi, fornire aggiornamenti, materiali di revisione, discutere idee, opzioni di analizzare e valutare i costi e benefici. Questi sono modi molto ragionevoli per trascorrere il tempo di un incontro.

Ma questi sono gli obiettivi intermedi; l’obiettivo finale è quello di eseguire. E per svolgere efficacemente una squadra ha bisogno di decidere intelligentemente, impegnarsi risolutamente, ed eseguire in maniera impeccabile. Un buon incontro concentra sui primi due, al fine di realizzare la terza.

Oscillare attraverso la palla

Se avete imparato a tennis oa golf è necessario avere sentito il vostro istruttore di dire, “oscillazione attraverso la palla.” Se si oscillare la palla si vuole tagliare il vostro swing corto e vi ha colpito con molta meno energia. Naturalmente si colpirà la palla come si oscillare attraverso di essa, ma l’obiettivo giusto è quello di finire lo swing, non per colpire la palla.

Nello stesso spirito, “riunisce per decidere e commettere.” Se incontri per discutere, si vuole tagliare il vostro sforzo breve e lavorerà con molta meno energia. Naturalmente, si discuterà al fine di decidere e di impegnarsi, ma l’obiettivo giusto è quello di fare, di non parlare.

Eppure molte squadre di pratica “gestione voodoo”. Essi credono che parlare di un problema è sufficiente (magicamente) risolverlo. Sono orgogliosi di “lavorare” su qualcosa mentre esprimono solo pareri su ciò che “dovrebbe essere fatto.” Ma come ho scritto qui, non c’è azione senza impegno. Non sorprende, ognuno si sente frustrato perché il problema persiste “dopo tutto il tempo che abbiamo trascorso a parlarne.”

Il valore delle informazioni

Immaginate di essere rinchiuso in una cella, in isolamento, per le prossime 24 ore. Offro a dire il numero vincente della lotteria che verrà scelto questa sera. La volontà-essere-il biglietto vincente, del valore di 100 milioni dollari, è ancora disponibile. Quanto si deve pagare per l’informazione?

Niente.

Questa informazione è senza valore per voi, perché non si può agire su di esso.

L’informazione è importante in quanto può consentire di produrre risultati migliori che si sarebbe ottenuto senza di essa. A meno che l’informazione può portare ad agire in modo diverso di quanto avrebbe agito se non aveste saputo, il suo valore è pari a zero.

Dal momento che non si può né comprare, né chiedere a qualcun altro di comprare il biglietto della lotteria, il numero vincente è senza valore per voi.

La stessa cosa accade con un incontro. A meno che l’incontro può portare le persone ad agire in modo diverso avrebbero agito se non avessero avuto l’incontro, il suo valore è pari a zero, non importa quanto sia efficiente è gestito.

Un pò costosa

Riunione richiede che tutti i partecipanti siano nello stesso luogo (virtuale) contemporaneamente. Questa è una proposta costosa. C’è solo una ragione pratica per giustificarla: il design interattivo e valutazione di strategie alternative, e la decisione collettiva e l’impegno a perseguire la strategia che il team ritiene sia più favorevole per la sua missione.

(Ci sono ragioni sociali ed emotive di stare insieme, ma riunioni periodiche perseguono compiti, piuttosto che obiettivi rapporto.)

Ci sono molti modi per una squadra per rimanere aggiornati sullo stato delle iniziative, ricevere relazioni, condividere informazioni, richiesta di chiarimenti, fare domande, esprimere dubbi, sollevare obiezioni, dare suggerimenti e proporre opzioni senza dover rispettare. Documenti e-mail e condiviso sembrano quasi preistorico in confronto ai tanti strumenti elettronici oggi disponibili, ma anche loro funzionano abbastanza bene.

L’unica cosa che si può fare solo in modo interattivo è quello di valutare l’impatto globale di corsi alternativi di azione sulla missione della squadra. Questo esercizio è necessario mettere in comune le informazioni di ogni membro della sua area di responsabilità e la sua conoscenza circa le opportunità e le minacce che si attiveranno nel suo ambiente locale.

Ad esempio, un team di leadership globale da una delle prime tre aziende IT del mondo, i quali mi hanno aiutato per diversi anni, hanno smesso di incontro (in videoconferenza) quattro ore alla settimana per “monitorare i progressi” dei loro progetti diversi . Ora viene utilizzato documenti condivisi in cui ogni proprietario del progetto scrive una recensione con tre punti: (a) che cosa abbiamo fatto la scorsa settimana, (b) che cosa stiamo progettando di fare la prossima settimana, (c) qualsiasi problema Ho bisogno di aiuto per risolvere. Solo quando (c) richiede l’interazione di tutta la squadra c’è una riunione di squadra. In caso contrario, ci sono incontri sub-team sul lato per affrontare le specifiche.

Solo le persone pertinenti alla materia sono invitati a questo lato conversazioni. Nessuno rimane inattivo durante la discussione, e tutti i presenti ha un ruolo importante da svolgere nel decidere e impegnandosi a risolvere il problema.

La squadra ora si riunisce ogni quattro mesi in persona, per esplorare nuove strategie e collegare ad un livello umano. Tutti amano questi incontri, che prendono circa il 10% del tempo gli aggiornamenti settimanali utilizzati per prendere.

La prova del nove

Scegli un pennarello rosso e cercare la vostra agenda per termini come “discutere”, “aggiornare”, “revisione”, e altri verbi non decisivi. Attraversare fuori e vedere quello che è rimasto.

Poi mettere ogni elemento rimanente tramite i seguenti test di tre domanda:

“Cosa faremo in modo diverso se riusciremo in questo incontro?”
“Perché abbiamo bisogno di incontrare per realizzare questo?”
“In che modo questo ci aiuterà ulteriormente l’obiettivo della squadra?”
Scommetto che il 90% del vostro tempo di riunione va via.

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Fred Kofman, PhD. in Economia, è docente di Leadership e Coaching presso la Conscious Business Center della Università Francisco Marroquin eun docente di In magra. Egli è l’autore ofConscious Affari, Come creare valore attraverso i valori (anche disponibile come un programma audio.)

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